Flächendeckende Digitalisierung und Einsatz von Informationstechnologien, Web-Portalen und Content Management Systemen stellen erhöhte Anforderungen an die Funktionalität und Integrationsmöglichkeiten eines modernen Datenmanagementsystems. Das Dateisystem eines Computers und traditionelle relationale Datenbanken sind nicht dazu ausgelegt, um eine effiziente Arbeit mit großen Datenmengen und verschiedenen multimedialen Formaten im Rahmen eines Managementsystems zu ermöglichen. Man sucht nach neuen Methoden und Softwarelösungen, um den wachsenden Bedürfnissen der digitalen Welt gerecht zu werden, in der immer mehr digitale Inhalte erstellt, geteilt und abgerufen werden.

In der Datenbank eines modernen, für Multimedia-Daten konzipierten Managementsystems können Dateien verschiedener Typen und in allen gängigen Formaten nicht nur abgespeichert, sondern auch schnell und einfach gesucht, gruppiert, analysiert und bearbeitet werden. Mögliche Daten, die in der Datenbank gespeichert werden, sind nicht nur traditionelle Dokumente, wie beispielsweise Word-Dateien, Excel-Tabellen oder PowerPoint-Präsentationen, sondern auch beliebige Mediadateien. Digital-Asset-Management (DAM) ist eine Software bzw. ein System zur Speicherung und Verwaltung von beliebigen digitalen Inhalten (Assets). Von traditionellen relationalen Datenbanken unterscheiden sich DAM-Systeme dadurch, dass insbesondere Mediadateien wie Grafiken, Fotos, Videos, Audiotracks, Musikdateien, Präsentationen und Textbeiträge in einer spezialisierten Datenbank abgespeichert sind und mit zahlreichen nützlichen Funktionen bearbeitet werden können.

Da eine DAM-Software alle aktuellen Dateiformate und Dokumentenarten unterstützt, sind auch andere Begriffe durchgängig geläufig, die für spezifische digitale Medieninhalte verwendet werden, wie beispielsweise Media-Asset-Management (MAM) für mediale Inhalte oder Video-Asset-Management (VAM) für Videos. In einem DAM-System können multimediale Inhalte effizient verwaltet werden. Eine DAM-Software bietet folgende Funktionen:

– Formatkonvertierung und Import-/Export-Funktionen
– Suche nach bestimmten Kriterien, Schlüsselwörtern oder Metadaten
– Erstellung, Bearbeitung und Kontrolle von Metadaten
– Kontrolle von Urheberrechten und Lizenzen
– verschiedene Ansichten und Previews
– Gruppierungs- und Kombinierungstechniken für Text, Grafiken, Fotos, Audio-Tracks und Videos
– redaktionelle Publishing- und Integrations-Tools
– Bereitstellung eines Web-Portals für schnellen internen oder externen Web-Zugriff auf die digitalen Assets
– Bereitstellung und Unterstützung einer gemeinsamen Web-Plattform für Zusammenarbeit an digitalen Inhalten
– Collaboration-Tools
– Archivierung und Versionierung

Metadaten

Metadaten sind Informationen über die charakteristischen Merkmale einer Datendatei oder eines digitalen Dokuments. Für flexible Organisation, Strukturierung, Suche und Verwaltung von multimedialen Inhalten sind Metadaten besonders wichtig. Metadaten sind eine grundlegende Eigenschaft jedes DAM-Systems und bilden kompakte zusammenfassende Informationen über die eigentlichen abgespeicherten Dateien und deren Inhalte. Bei Strukturierung und Bedienung von Metadaten in einem DAM-System werden von Herstellern unterschiedliche Ansätze verfolgt – von einfachen Listen oder Katalogen bis zu mehrsprachigen Thesauren mit intelligenten (KI-basierten) Suchfunktionen und automatischen Vorschlägen.

Multimediale Inhalte können Text, Bilder, Ton und Videos enthalten. Moderne DAM-Systeme sind in der Lage, textartige Inhalte aus den Dokumenten zu extrahieren, in der Datenbank zu speichern und wie andere Metadaten zur Volltextsuche zu verwenden. In modernen DAM-Systemen gibt es Funktionen zum Auffinden von Bildern und grafischen Dateien auf der Basis einer Bildanalyse. Dabei werden Bilder automatisch analysiert, zu einem Thema zugeordnet und deren Metadaten werden generiert (Autotagging). Dank künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen funktioniert dieses Verfahren im DAM gut und bringt brauchbare Ergebnisse.

Metadaten können entweder direkt im Header einer digitalen Datei (z.B. eines Bildes) integriert sein, oder werden separat in der DAM-Datenbank abgelegt. Um eine einheitliche Verarbeitung von Metadaten für unterschiedliche Asset-Typen zu gewährleisten und Weitergabe von in Metadaten enthaltenen vertraulichen Informationen bei Übergabe von digitalen Inhalten an Dritte zu verhindern, ist es vorteilhaft, Metadaten grundsätzlich in der DAM-Datenbank separat zu speichern, jedoch nicht in den Assets.

Standards

Die ersten DAM-Systeme wurden auf Bilddatenbanken ausgerichtet und unterstützten den IPTC-IIM Standard, der später in IPTC Core erweitert wurde. Der am weitesten verbreitete Standard zur Verwaltung von Digitalbildern ist Exif (Exchangeable Image File Format). Die Exif-Metadaten können in DAM-Systemen automatisch ausgelesen dargestellt werden.

Auf Basis von standardisierten Formaten und Schnittstellen wird ein DAM-System mit ECM (Enterprise Content Management), DMS (Dokumentenmanagement), PIM (Pruduct Information Management), Webportalen und anderen unternehmensweiten Systemen, Plattformen und Diensten integriert, um ein einheitliches Integriertes Management System (IMS) aufzubauen, die Datenstrukturen zu optimieren und Datenredundanz zu vermeiden.

DAM-Software

Bei Auswahl eines für Ihre Anwendungen passenden DAM-Softwareprodukts sollten Sie die Software nach den folgenden Auswahlkriterien vergleichen:

– Funktionsumfang
– Nutzen-Kosten-Verhältnis
– Lizenzkosten (pro Nutzer, pro Jahr)
– Sicherheit
– Integrierbarkeit (APIs)
– Konfigurierbarkeit, Skalierbarkeit, Erweiterbarkeit, Flexibilität
– Handhabung und Benutzerfreundlichkeit
– Tauglichkeit für bestimmte Aufgaben, Plattformen und Anwendungen
– Service & Support

Nach diesen Auswahlkriterien heben sich die folgenden führenden DAM-/MAM-Softwareprodukte hervor:

– Bynder – DAM-Software mit REST API, CMS Plugins, Integration mit E-Commerce und SAP
– 4ALLPORTAL – MAM-Software
– pixx.io – DAM-Software für zentrale Bild- und Mediaverwaltung; kann ca. 190 Mediendateiformaten unterstützen und konvertieren; skalierbar und plattformunabhängig

Die weiteren populären DAM-/MAM-Softwareprodukte sind:

– AdmiralCloud – funktionsreiche leistungsstarke MAM-Software für effiziente Workflows und Prozesse
– FotoStation Pro – DAM-Software für professionelle Verwaltung, Bearbeitung und Nutzung von digitalen Medien wie Fotos, Grafiken u.a.
– eyebase Mediasuite
– eine führende Bilddatenbank- und Mediendatenbank-Software als Web- oder Client-Server-Anwendung
– PANBASE – DAM-Software mandantenfähiges, browserbasiertes DAM-System mit erweiterter Protokollierung und Verwaltung von Zugriffsrechten
– pics.io – DAM-Software für Google Drive Server mit G Suite-Abonnement
– FotoWeb – DAM-Software zum Organisieren, Ordnen und Verwalten von digitalen Fotosammlungen und Archiven
– SixOMC – MAM-Software für multimediale digitale Assets als Online-Mediadatenbank für Mitarbeiter, Kunden, Partner, Journalisten, Agenturen und andere
– BARKMANN Media Asset Management – MAM-Software für Verlage und Redaktionen
– InterRed – Redaktionssystem für Multi-Channel-Publishing, DAM, CMS, PIM; Gestaltung von Magazinen, Zeitungen, Broschüren, Katalogen, Websites u.a.
– CoreMedia- für DAM und CMS; zentrales Repository und Anbindung an eCommerce, Shopsysteme, Marketing
– pixafe – kostengünstige, benutzerfreundliche und effiziente Lösung für kleine Unternehmen; mit Autotagging und smarten KI Funktionen
– vjoon K4 – MAM, CrossMedia Publishing-Plattform und Media-Asset-Management
– Pimcore DAM – OpenSource Software zur Verwaltung digitaler Assets
– ASSETBANK – DAM, CMS; Anwendungsbereiche: Marketing, Branding, Design

Moderne DAM-Systeme funktionieren in Clouds und ermöglichen den Zugriff zu den digitalen Assets von jedem internetfähigen PC, Tablet oder Smartphone aus. Mit einem DAM-System müssen digitale Assets nicht mehr per E-Mail oder auf externen Datenträgern transportiert werden. Bei internen oder externen Zugriffen zu den Assets weisen DAM-Systeme mit Zugangskontrolle, Rechtevergabe-Funktionen und individuellen Zugriffsberechtigungen einen hohen Grad an Sicherheit auf.

Mit einer DAM-Software sind beliebige digitale Assets wie Bilder, Videos, Audio und andere Dokumente schnell zugänglich und können effizient und sicher gespeichert, bearbeitet, freigegeben und verwaltet werden. Die DAM-Software erweitert Möglichkeiten für eine professionelle Arbeit an digitalen Inhalten, automatisiert die Arbeitsabläufe, unterstützt die Zusammenarbeit verschiedener Teams und führt zur Steigerung deren Produktivität und Kreativität. Das DAM-System stellt eine Reihe von nützlichen Funktionen, Features und Tools zur Verfügung, ist mit weiteren Datenmanagement-Systemen und Plattformen des Unternehmens integrierbar und bringt die Arbeit mit multimedialen Inhalten auf ein neues technologisches Niveau.